So sánh văn phòng đóng văn phòng mở qua 4 điểm giống và 11 khác

So sánh văn phòng đóng văn phòng mở uôn là chủ đề được quan tâm khi thiết kế không gian làm việc. Mỗi mô hình đều mang những triết lý riêng, phù hợp với những văn hóa doanh nghiệp và loại hình công việc khác nhau. Để hiểu sâu hơn về mô hình không gian chung, bạn có thể tham khảo bài viết Văn Phòng Mở Là Gì? Ưu – Nhược Điểm & Cách Thiết Kế Tối Ưu. Qua những điểm giống và khác nhau của hai loại hình này, bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nên chọn không gian làm việc nào phù hợp.

1. Văn phòng đóng là gì? Ưu điểm nhược điểm của văn phòng đóng

Văn phòng đóng là mô hình thiết kế không gian làm việc truyền thống. Đặc trưng của mô hình này là việc phân chia không gian thành các phòng làm việc riêng biệt cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban bằng tường, vách ngăn kiên cố và cửa ra vào. Mô hình này đề cao sự riêng tư, cấu trúc thứ bậc rõ ràng và không gian làm việc cá nhân hóa. Tuy nhiên, dù chọn mô hình đóng hay mở, việc nắm vững các tiêu chuẩn bố trí văn phòng công ty vẫn là yếu tố quyết định để tối ưu hóa diện tích và hiệu suất công việc. 

Dưới đây là ưu nhược điểm của văn phòng đóng: 

Ưu điểm văn phòng đóng:

• Tính riêng tư và bảo mật cao: Không gian kín đáo lý tưởng cho các công việc cần bảo mật thông tin.
• Tăng khả năng tập trung: Ít bị làm phiền bởi tiếng ồn và các hoạt động xung quanh, giúp nhân viên tập trung cao độ.
• Thể hiện vị thế, cấp bậc: Phân chia phòng ốc rõ ràng giúp thể hiện cấu trúc thứ bậc trong công ty.

Nhược điểm văn phòng đóng:

• Chi phí xây dựng và vận hành cao: Tốn kém chi phí cho việc xây dựng vách ngăn, cửa, hệ thống điều hòa, chiếu sáng riêng cho từng phòng.
• Hạn chế giao tiếp và tương tác: Tạo ra khoảng cách giữa các nhân viên và phòng ban, gây cản trở cho việc hợp tác.
• Kém linh hoạt: Khó khăn và tốn kém khi cần tái cấu trúc hoặc thay đổi quy mô nhân sự.

2. Văn phòng mở là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng mở

Văn phòng mở là mô hình thiết kế loại bỏ tối đa các vách ngăn và tường bao, tạo ra một không gian làm việc chung, rộng lớn và liên kết. Với mô hình văn phòng mở, các khu vực làm việc thường được bố trí linh hoạt thành từng cụm chức năng hoặc các dãy bàn dài, khuyến khích sự tương tác, giao tiếp và hợp tác linh hoạt. Để không gian này luôn tràn đầy năng lượng, doanh nghiệp nên chú trọng việc sắp xếp văn phòng hợp phong thủy bằng cách sử dụng cây xanh hoặc vách ngăn mềm để điều hòa luồng khí.

Ưu điểm văn phòng mở:

• Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác: Không gian mở tạo điều kiện cho việc trao đổi ý tưởng và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm đáng kể chi phí xây dựng, nội thất và tối ưu hóa việc sử dụng chung các thiết bị văn phòng.
• Tính linh hoạt cao: Dễ dàng sắp xếp lại không gian khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc cơ cấu phòng ban.

Nhược điểm văn phòng mở:

• Thiếu sự riêng tư: Nhân viên không có không gian cá nhân, dễ cảm thấy bị giám sát.
• Ô nhiễm tiếng ồn: Mức độ tiếng ồn cao từ các cuộc trò chuyện, điện thoại gây xao nhãng và giảm khả năng tập trung.
• Nguy cơ bảo mật thông tin: Các thông tin nhạy cảm dễ bị lộ khi trao đổi trong một không gian chung.

Bên cạnh hai mô hình chính, các doanh nghiệp hiện đại còn áp dụng những mô hình linh hoạt hơn như:

3. 4 Điểm giống nhau giữa văn phòng đóng và văn phòng mở

Dù khác biệt về cách bố trí không gian, văn phòng đóng và văn phòng mở vẫn chia sẻ những nền tảng chung về mục tiêu và yêu cầu vận hành. Hiểu rõ 4 điểm giống nhau giữa văn phòng đóng và văn phòng mở dưới đây giúp doanh nghiệp tránh rơi vào bẫy "chọn mô hình vì xu hướng" mà bỏ qua những yếu tố bất biến quan trọng hơn.

Cùng hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu suất làm việc

Dù được thiết kế theo triết lý trái chiều - một bên đề cao sự tách biệt, một bên đề cao sự kết nối - cả hai mô hình đều có chung mục tiêu cuối cùng: tạo ra môi trường để nhân viên làm việc hiệu quả nhất có thể.
Văn phòng đóng đạt mục tiêu này thông qua sự tập trung cá nhân và không gian không bị gián đoạn. Văn phòng mở đạt được bằng cách tăng tốc độ trao đổi thông tin và cộng tác nhóm. Điểm đến giống nhau, con đường khác nhau - đây chính là điểm giống nhau đầu tiên và cơ bản nhất.

Đều yêu cầu hệ thống nội thất văn phòng đạt chuẩn

Dù chọn mô hình nào, mỗi nhân viên vẫn cần một vị trí làm việc đầy đủ bàn, ghế, tủ lưu trữ và khu vực họp nhóm. Tiêu chuẩn ergonomic về chiều cao bàn, độ ngả ghế, ánh sáng làm việc đều áp dụng như nhau cho cả hai mô hình.

Điểm khác biệt chỉ nằm ở cách bố trí và phong cách thiết kế: văn phòng đóng ưu tiên nội thất cá nhân hóa theo từng phòng, văn phòng mở ưu tiên nội thất đồng nhất, linh hoạt theo cụm. Tuy nhiên, chất lượng và tiêu chuẩn nội thất cần đạt là như nhau.

Đều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ văn hóa doanh nghiệp

Không có mô hình nào tự nhiên "tốt hơn" - hiệu quả của cả hai đều phụ thuộc vào văn hóa và con người bên trong tổ chức. Một doanh nghiệp có văn hóa mở, tin tưởng lẫn nhau sẽ phát huy tối đa văn phòng mở. Ngược lại, tổ chức đề cao sự độc lập chuyên môn sẽ làm việc tốt hơn trong văn phòng đóng.

Đây là lý do cả hai mô hình đều tồn tại song song và không mô hình nào bị đào thải hoàn toàn: chúng phục vụ hai kiểu văn hóa tổ chức khác nhau, chứ không phải hai trình độ phát triển khác nhau.

Đều cần giải pháp âm thanh và ánh sáng phù hợp

Kiểm soát tiếng ồn và ánh sáng là yêu cầu bắt buộc với cả hai mô hình, dù bản chất vấn đề khác nhau. Văn phòng đóng cần giải quyết tình trạng thiếu ánh sáng tự nhiên do bị ngăn cách bởi vách tường. Văn phòng mở lại phải xử lý tiếng ồn lan rộng khi nhiều người làm việc trong cùng không gian.

Kết quả cuối cùng mà cả hai hướng đến là như nhau: Một môi trường đủ ánh sáng, kiểm soát được tiếng ồn, giúp nhân viên duy trì sự tập trung và sức khỏe lâu dài.

4. So sánh văn phòng đóng văn phòng mở có gì khác biệt

Để so sánh văn phòng đóng văn phòng mở có gì khác biệt, bảng dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các tiêu chí quan trọng:

4.1. Tối ưu diện tích

• Văn phòng đóng: Tốn nhiều diện tích cho tường, vách ngăn và hành lang, trên cùng một mặt bằng, số lượng nhân viên có thể bố trí sẽ ít hơn.
• Văn phòng mở: Tối ưu hóa không gian hiệu quả, loại bỏ các vách ngăn không cần thiết, cho phép doanh nghiệp áp dụng linh hoạt các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng m2/người để bố trí được nhiều nhân viên hơn, giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng một cách tối đa.

4.2. Giao tiếp và tương tác

• Văn phòng đóng: Giao tiếp bị giới hạn trong từng phòng ban, việc trao đổi liên phòng ban thường cần lên lịch hẹn hoặc thông qua các công cụ trực tuyến, làm chậm quá trình hợp tác.
• Văn phòng mở: Khuyến khích sự tương tác tự nhiên và liên tục, nhân viên có thể dễ dàng quay sang trao đổi, thảo luận nhanh, từ đó thúc đẩy tốc độ giải quyết vấn đề.

4.3. Tính gắn kết

• Văn phòng đóng: Nhân viên làm việc trong không gian riêng, ít có cơ hội tương tác trực tiếp, có thể làm giảm sự gắn kết đội nhóm.
• Văn phòng mở: Không gian chung tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận ngẫu hứng, tăng cường sự gắn kết và tinh thần làm việc nhóm.

4.4. Sự riêng tư và tập trung

• Văn phòng đóng: Đảm bảo sự riêng tư cao, giúp nhân viên dễ dàng tập trung sâu, suy nghĩ độc lập và xử lý các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý cao.
• Văn phòng mở: Hạn chế về không gian riêng tư, nhân viên dễ bị xao nhãng bởi các hoạt động và tiếng nói chuyện xung quanh, ảnh hưởng đến năng suất làm việc..

4.5. Tiếng ồn

• Văn phòng đóng: Mức độ tiếng ồn rất thấp do được cách âm bởi tường và cửa. Mỗi cá nhân/phòng ban có thể kiểm soát được môi trường âm thanh của mình.
• Văn phòng mở: Mức độ tiếng ồn cao và khó kiểm soát. Âm thanh từ các cuộc thảo luận, tiếng chuông điện thoại, tiếng gõ phím liên tục có thể gây căng thẳng và mất tập trung.

4.6. Chi phí xây dựng và vận hành

• Văn phòng đóng: Chi phí ban đầu cao hơn đáng kể do phải đầu tư vào vật liệu xây dựng (tường, cửa), nội thất riêng cho mỗi phòng và các hệ thống M&E phức tạp.
• Văn phòng mở: Chi phí xây dựng thấp hơn rõ rệt vì giảm thiểu được các hạng mục vách ngăn, chi phí vận hành (điện, điều hòa) cũng được tối ưu hóa.

4.7. Quản lý nhân sự

• Văn phòng đóng: Người quản lý khó có cái nhìn bao quát về hoạt động của tất cả nhân viên. Việc quản lý thường diễn ra một cách gián tiếp qua báo cáo hoặc các cuộc họp định kỳ.
• Văn phòng mở: Giúp người quản lý dễ dàng quan sát, nắm bắt tiến độ công việc và hỗ trợ nhân viên kịp thời. Môi trường minh bạch cũng thúc đẩy ý thức tự giác của nhân viên.

4.8. Tính linh hoạt

• Văn phòng đóng: Kém linh hoạt khi công ty cần mở rộng quy mô hoặc tái cấu trúc phòng ban, việc sửa đổi, đập phá các bức tường rất tốn kém và mất thời gian.
• Văn phòng mở: Dễ dàng tái cấu trúc, có thể thêm hoặc bớt chỗ ngồi, sắp xếp lại các cụm làm việc để phù hợp với những thay đổi của tổ chức mà không tốn nhiều chi phí.

4.9. Văn hóa doanh nghiệp

• Văn phòng đóng: Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp truyền thống, coi trọng thứ bậc, quy trình và sự độc lập trong công việc.
• Văn phòng mở: Thúc đẩy một nền văn hóa phẳng, cởi mở, hợp tác và sáng tạo. Mô hình này khuyến khích sự bình đẳng và giao tiếp không phân biệt cấp bậc.

4.10. Bảo mật thông tin

• Văn phòng đóng: Tính bảo mật cao, rất an toàn để thảo luận về các chiến lược kinh doanh, thông tin khách hàng nhạy cảm hay các vấn đề nhân sự.
• Văn phòng mở: Nguy cơ rò rỉ thông tin cao hơn, các cuộc trò chuyện, màn hình máy tính đều có thể bị nghe hoặc nhìn thấy bởi những người có ý xấu.

4.11. Sức khỏe nhân viên

• Văn phòng đóng: Hạn chế hiệu quả sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm qua đường hô hấp do có sự ngăn cách vật lý giữa các cá nhân và phòng ban.
• Văn phòng mở: Môi trường tiếp xúc gần và không gian chung làm tăng nguy cơ lây lan bệnh tật, đặc biệt là trong các mùa dịch cúm.

5. Nên chọn thiết kế văn phòng đóng hay mở?

Việc lựa chọn mô hình nào phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp, ngân sách và tính chất công việc. Dưới đây là một số gợi ý cụ thể:

5.1. Mô hình văn phòng đóng

Văn phòng đóng sẽ là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp:

• Có quy mô lớn, tài chính ổn định, đủ khả năng đầu tư vào cơ sở hạ tầng.
• Hoạt động trong các lĩnh vực đòi hỏi bảo mật cao như luật, tài chính, kiểm toán.
• Công việc yêu cầu sự tập trung và xử lý các công việc cá nhân phức tạp.

5.2. Mô hình văn phòng mở

Văn phòng mở lại tỏ ra ưu thế với các doanh nghiệp:

• Công ty startup, quy mô vừa và nhỏ muốn tối ưu chi phí đầu tư và vận hành.
• Hoạt động trong các ngành nghề sáng tạo, năng động như marketing, công nghệ, thiết kế.
• Chú trọng vào văn hóa làm việc nhóm, khuyến khích sự tương tác và trao đổi ý tưởng liên tục.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc văn phòng kết hợp nếu muốn tận dụng ưu điểm của cả hai mô hình. Ví dụ, sử dụng không gian mở cho các khu vực làm việc nhóm và bố trí các phòng riêng cho công việc cần sự tập trung hoặc bảo mật.

Mỗi loại hình văn phòng cần thiết kế và bố trí nội thất phù hợp để nâng cao hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên. Nội thất The One cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, phù hợp ngân sách, đồng thời hỗ trợ tư vấn nhằm tạo không gian làm việc tối ưu với chi phí phải chăng. Hãy liên hệ để nhận giải pháp tốt nhất cho bạn.

Việc so sánh văn phòng đóng văn phòng mở cho thấy mỗi mô hình đều có mục đích sử dụng riêng. Hiểu rõ ưu nhược điểm và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và xây dựng môi trường làm việc hiệu quả.