9 nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc khoa học, hợp phong thủy

Bố trí không gian làm việc thiếu khoa học sẽ cản trở sự giao tiếp, làm giảm năng suất làm việc và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của nhân viên. Bài viết dưới đây cung cấp các nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc khoa học, tối ưu và thẩm mỹ dành cho doanh nghiệp hiện đại.

Nguyên tắc 1: Đảm bảo tiêu chuẩn diện tích văn phòng

Doanh nghiệp cần đảm bảo diện tích văn phòng phù hợp với quy mô và ngành nghề, làm nền tảng cho việc sắp xếp không gian làm việc hợp lý. Với những khu vực tập trung đông nhân sự, nên thiết kế thành các không gian riêng biệt để đảm bảo khoa học, an toàn và thuận tiện cho vận hành, đảm bảo việc chọn lựa các phương pháp bố trí văn phòng là tối ưu nhất.

Diện tích thực tế thường áp dụng hai mức với mức cơ bản khoảng từ 5 - 6 m²/người và mức cao hơn ở các doanh nghiệp quốc tế là 7 - 10 m²/người. Một số cơ quan nhà nước còn quy định mức diện tích tối đa dành cho chuyên viên cao hơn để bảo đảm sự thoải mái.

Mỗi nhân viên cần khoảng không gian làm việc thoải mái.

Nguyên tắc 2: Bố trí khu vực chức năng hợp lý

Để xác định hình thức bố trí văn phòng hợp lý, công ty nên phân chia các khu vực chức năng nhằm tối ưu luồng di chuyển. Cụ thể như sau:

• Khu vực chung: Gồm phòng họp, pantry hoặc bếp nhỏ, khu nghỉ ngơi và khu in ấn, photocopy. Ưu tiên vị trí trung tâm, dễ tiếp cận cho mọi người, đồng thời không làm ảnh hưởng tới khu làm việc riêng.

• Bộ phận tiếp xúc khách hàng (Sales, lễ tân, tư vấn): Bố trí gần cửa ra vào để đón tiếp và giao dịch thuận lợi.

• Bộ phận cần tập trung cao (Kế toán, IT, R&D): Sắp xếp ở khu yên tĩnh, tránh lối đi chính và những khu vực dễ phát sinh tiếng ồn.

• Bộ phận gây tiếng ồn (phòng máy chủ, tổng đài): Nên cách ly hoặc đặt tại góc xa để không ảnh hưởng tới không gian chung.

• Khu vực trưng bày: Đặt gần cửa vào hoặc khu lễ tân để tạo ấn tượng với khách hàng, nhưng không được cản trở lối đi chính.

Nguyên tắc 3: Phân bổ không gian theo luồng công việc

Tùy tính chất doanh nghiệp, có thể chọn các phương pháp bố trí văn phòng như open plan, module nhóm 4 - 6 chỗ,... để tăng hiệu quả phối hợp. Dưới đây là gợi ý các nguyên tắc bố trí văn phòng để tối ưu luồng làm việc:

• Bộ phận liên quan mật thiết: Đặt cạnh nhau để thuận tiện trao đổi và họp nhóm, tối ưu nhịp công việc, ví dụ phòng kinh doanh gần phòng marketing.

• Bộ phận ít liên quan: Có thể bố trí xa nhau, song cần bảo đảm lối đi thông thoáng, tránh cản trở giao thông nội bộ.

Nguyên tắc 4: Sức khỏe và tinh thần của nhân viên

Một trong những nguyên tắc bố trí phòng làm việc hiện đại là tập trung vào sức khỏe và năng suất. Theo đó, hãy kết hợp ánh sáng tự nhiên và nội thất công thái học để giảm mỏi mắt và bảo vệ cột sống nhằm đảm bảo sức khỏe, tinh thần của nhân viên. Bên cạnh đó, cần đảm bảo mỗi nhân viên có đủ không gian làm việc thoải mái, đem lại năng suất cao bằng việc đặt ra tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người).

• Ưu tiên ánh sáng tự nhiên: Sắp xếp bàn làm việc gần cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên, tiết kiệm năng lượng và cải thiện tâm trạng. Kết hợp hệ thống đèn có cường độ phù hợp, hạn chế chói lóa gây mỏi mắt.

• Không khí thông thoáng: Duy trì văn phòng thông thoáng bằng hệ thống điều hòa, thông gió hoặc mở cửa sổ khi phù hợp. Bố trí thêm cây xanh để hỗ trợ lọc không khí và tạo cảm giác tươi mát.

• Nội thất công thái học (Ergonomics): Lựa chọn bàn ghế theo kích thước tiêu chuẩn và có khả năng điều chỉnh để phù hợp vóc dáng. Cách này giúp phòng tránh các vấn đề ở cột sống, vai và gáy do ngồi lâu.

Nguyên tắc 5: Thẩm mỹ và thương hiệu

Bố trí văn phòng đẹp và chuyên nghiệp giúp truyền cảm hứng làm việc và thể hiện bản sắc văn hóa doanh nghiệp. Ngoài việc áp dụng các mẫu bố trí văn phòng làm việc thì doanh nghiệp cũng có thể tự xây dựng các nguyên tắc bố trí riêng cho mình, dưới đây là các nguyên tắc bố trí nội thất văn phòng đẹp để giữ sự thống nhất và thể hiện hình ảnh doanh nghiệp:

• Thiết kế đồng nhất: Chọn một phong cách chủ đạo như hiện đại, tối giản hoặc công nghiệp, rồi áp dụng xuyên suốt cho toàn bộ không gian từ vật liệu đến chi tiết trang trí.

• Màu sắc hài hòa: Sử dụng khéo léo màu chủ đạo của thương hiệu làm điểm nhấn, phối màu cân bằng để tạo cảm giác dễ chịu, hạn chế các gam màu quá chói gây căng thẳng.

• Phản ánh văn hóa công ty: Bố cục mở hay đóng, có khu vực giải trí hay không cần phù hợp với văn hóa làm việc, thể hiện tinh thần sáng tạo, nghiêm túc hoặc năng động của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 6: Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật

Một trong các lưu ý trong việc bố trí văn phòng quan trọng nhất là tính toán kỹ lưỡng hạ tầng kỹ thuật. Cụ thể, khi bố trí phòng làm việc tại cơ quan, cần tính toán cẩn thận hạ tầng này để văn phòng vận hành ổn định và an toàn, hạn chế sự cố không cần thiết.

• Thiết kế hệ thống tiện ích: Hệ thống điện, mạng internet, ánh sáng và điều hòa cần được thiết kế bài bản, khoa học, đủ công suất cho nhu cầu làm việc, đồng thời có phương án dự phòng cho các hạng mục quan trọng để tránh gián đoạn.

• Kiểm soát tiếng ồn: Bổ sung vật liệu cách âm khi cần như thảm, rèm, vách ngăn tiêu âm để giảm tiếng ồn và tăng sự tập trung.

• An toàn lối đi và quản lý dây cáp: Đây là một trong những lưu ý trong bố trí văn phòng quan trọng nhất là đảm bảo an toàn lối đi và quản lý dây cáp. Doanh nghiệp nên giữ lối đi thông thoáng, không để vật cản; sắp xếp dây điện gọn gàng bằng máng cáp, nẹp ốp hoặc hộp kỹ thuật để hạn chế nguy cơ vấp ngã.

Nguyên tắc 7: Phong thủy phòng làm việc cơ bản

Yếu tố phong thủy giúp cân bằng năng lượng, hỗ trợ sự tập trung và mang lại cảm giác an tâm khi làm việc. Các nguyên tắc theo phong thủy phòng làm việc dưới đây chỉ mang tính tham khảo, bạn nên linh hoạt điều chỉnh tùy theo mặt bằng và nhu cầu sử dụng thực tế:

• Tránh đặt bàn làm việc nằm thẳng hàng với cửa chính để hạn chế luồng khí trực diện gây bất ổn cho không gian.

• Ưu tiên hướng cát phù hợp phần lớn cung mệnh của nhân sự hoặc chọn các hướng sinh khí phổ biến như Đông Nam, Đông.

• Giữ khu vực trung tâm thông thoáng, không đặt vật cản lớn để dòng năng lượng lưu thông dễ dàng.

• Trang trí vật phẩm phong thủy như quả cầu thủy tinh, thác nước mini hoặc logo công ty tại sảnh, đầu văn phòng để tăng cát khí.

• Sắp xếp bàn ghế, nội thất gọn gàng, cân đối giữa các khu, tránh chênh lệch quá lớn khiến không gian mất ổn định.

• Giữ không gian thông thoáng, duy trì vệ sinh và trật tự, xử lý các góc tù, góc khuất dễ bừa bộn vì đây là nơi dễ tích tụ khí xấu.

 Nguyên tắc 8: Nguyên tắc bố trí văn phòng đóng

Mô hình văn phòng đóng (truyền thống) lấy nguyên tắc ưu tiên sự riêng tư và tập trung làm cốt lõi. Nguyên tắc bố trí chủ yếu xoay quanh việc tạo ra các không gian làm việc cá nhân hoặc theo nhóm nhỏ được phân tách rõ ràng bằng các bức tường hoặc vách ngăn kín.

• Tối đa hóa sự riêng tư: Mỗi nhân viên hoặc nhóm nhỏ sẽ có một văn phòng riêng (hoặc cabin kín), nơi họ có thể thực hiện công việc đòi hỏi sự tập trung cao mà không bị phân tâm bởi tiếng ồn.

• Phân bổ không gian đồng đều: Diện tích cần được phân bổ hợp lý giữa các phòng ban hoặc cá nhân, đảm bảo mỗi phòng đều có đủ ánh sáng và tiện ích cơ bản.

• Kiểm soát âm thanh: Sử dụng vật liệu cách âm cho tường, trần và sàn nhà là nguyên tắc bắt buộc để ngăn chặn tiếng ồn lọt ra ngoài, đặc biệt quan trọng cho các phòng họp và phòng làm việc của lãnh đạo.

• Thiết kế đồng bộ: Dù không gian bị chia cắt, cần duy trì sự đồng bộ về nội thất và màu sắc để tạo nên tính thống nhất và chuyên nghiệp cho tổng thể công ty.

Nguyên tắc 9: Nguyên tắc bố trí văn phòng mở

Mô hình văn phòng mở (hiện đại) hoạt động dựa trên nguyên tắc tăng cường sự hợp tác, giao tiếp và tính linh hoạt.

• Khuyến khích tương tác: Bố trí bàn làm việc theo cụm, không có vách ngăn hoặc vách ngăn thấp, nhằm tạo điều kiện cho các thành viên dễ dàng trao đổi trực tiếp và ngay lập tức.

• Tạo vùng chức năng (Zoning): Cần phân chia rõ ràng các khu vực: Khu làm việc tập trung, khu vực giao tiếp/thảo luận nhanh (huddle areas), và khu vực yên tĩnh (quiet zones) hoặc buồng điện thoại (phone booths) để đáp ứng nhu cầu tập trung cá nhân. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất để khắc phục nhược điểm về tiếng ồn.

• Tính linh hoạt và di động: Sử dụng nội thất có bánh xe (ghế, hộc tủ di động) và bàn làm việc có khả năng điều chỉnh độ cao để nhân viên dễ dàng thay đổi vị trí và tư thế làm việc.

• Tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên: Bố trí bàn làm việc gần cửa sổ và sử dụng vật liệu phản quang để tối đa hóa ánh sáng tự nhiên, giúp không gian thoáng đãng và tiết kiệm năng lượng.

Nguyên tắc 10: Nguyên tắc bố trí văn phòng giám đốc

Nguyên tắc bố trí văn phòng giám đốc xoay quanh việc thiết lập vị trí uy quyền, đảm bảo sự riêng tư tuyệt đối và thể hiện tầm nhìn chiến lược. Nguyên tắc quan trọng nhất là tạo ra thế "tựa sơn" (tựa núi):

• Lưng người ngồi phải tựa vào tường vững chắc (tượng trưng cho sự hỗ trợ và vững chãi), đồng thời có thể quan sát được cửa ra vào (kiểm soát và nắm bắt tình hình).
• Bố cục phòng cần phân chia rõ ràng thành ba khu vực: Khu làm việc chính (với bàn làm việc kích thước lớn, sang trọng), Khu tiếp khách thân mật (bằng sofa cao cấp) và Khu lưu trữ tài liệu.
• Nội thất cần chọn chất liệu cao cấp như gỗ tự nhiên, màu sắc trầm ấm, cùng với việc tận dụng ánh sáng tự nhiên để tạo nên không gian chuyên nghiệp, uy nghiêm và thịnh vượng.
• Bàn làm việc phải đặt ở vị trí có thể quan sát được toàn bộ căn phòng và cửa ra vào (kiểm soát tình hình), nhưng không được đối diện trực tiếp với cửa chính để tránh sát khí.
• Cần loại bỏ các yếu tố phong thủy xấu như xà ngang, cột vuông, hoặc hướng đối diện nhà vệ sinh. Bố cục không gian cần phân chia thành Khu làm việc chính (bàn kích thước lớn, chất liệu gỗ cao cấp), Khu tiếp khách sang trọng, và Khu lưu trữ tài liệu (thường đặt sau lưng để củng cố "núi tựa").

Nếu bạn đang tìm kiếm bàn ghế làm việc chất lượng tốt và phù hợp với văn phòng hiện đại, hãy tham khảo các sản phẩm tại Nội thất The One. Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lựa chọn được mẫu bàn phù hợp nhất cho không gian làm việc của mình.

Áp dụng hợp lý các nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc hợp lý giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu và tăng hiệu suất công việc. Qua đó, doanh nghiệp có thể duy trì bản sắc thương hiệu nhất quán, đồng thời nâng cao trải nghiệm làm việc, bảo đảm an toàn và sức khỏe cho nhân viên.