So sánh văn phòng đóng văn phòng mở qua 4 điểm giống và 11 khác

So sánh văn phòng đóng văn phòng mở luôn là chủ đề được quan tâm khi thiết kế không gian làm việc. Mỗi mô hình đều mang những triết lý riêng, phù hợp với những văn hóa doanh nghiệp và loại hình công việc khác nhau. Qua những điểm giống và khác nhau của hai loại hình này, bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nên chọn không gian làm việc nào phù hợp.

1. Văn phòng đóng là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng đóng

Văn phòng đóng (Closed Office) là mô hình thiết kế không gian làm việc truyền thống. Đặc trưng của mô hình này là việc phân chia không gian thành các phòng làm việc riêng biệt cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban bằng tường, vách ngăn kiên cố và cửa ra vào. Mô hình này đề cao sự riêng tư, cấu trúc thứ bậc rõ ràng và không gian làm việc cá nhân hóa.

Ưu điểm:

• Tính riêng tư và bảo mật cao: Không gian kín đáo lý tưởng cho các công việc cần bảo mật thông tin.
• Tăng khả năng tập trung: Ít bị làm phiền bởi tiếng ồn và các hoạt động xung quanh, giúp nhân viên tập trung cao độ.
• Thể hiện vị thế, cấp bậc: Phân chia phòng ốc rõ ràng giúp thể hiện cấu trúc thứ bậc trong công ty.

Nhược điểm:

• Chi phí xây dựng và vận hành cao: Tốn kém chi phí cho việc xây dựng vách ngăn, cửa, hệ thống điều hòa, chiếu sáng riêng cho từng phòng.
• Hạn chế giao tiếp và tương tác: Tạo ra khoảng cách giữa các nhân viên và phòng ban, gây cản trở cho việc hợp tác.
• Kém linh hoạt: Khó khăn và tốn kém khi cần tái cấu trúc hoặc thay đổi quy mô nhân sự.

2. Văn phòng mở là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng mở

Văn phòng mở (Open Office) là mô hình thiết kế loại bỏ tối đa các vách ngăn và tường bao, tạo ra một không gian làm việc chung, rộng lớn và liên kết. Các khu vực làm việc thường được bố trí linh hoạt thành từng cụm chức năng hoặc các dãy bàn dài, khuyến khích sự tương tác, giao tiếp và hợp tác linh hoạt.

Ưu điểm:

• Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác: Không gian mở tạo điều kiện cho việc trao đổi ý tưởng và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm đáng kể chi phí xây dựng, nội thất và tối ưu hóa việc sử dụng chung các thiết bị văn phòng.
• Tính linh hoạt cao: Dễ dàng sắp xếp lại không gian khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc cơ cấu phòng ban.

Nhược điểm:

• Thiếu sự riêng tư: Nhân viên không có không gian cá nhân, dễ cảm thấy bị giám sát.
• Ô nhiễm tiếng ồn: Mức độ tiếng ồn cao từ các cuộc trò chuyện, điện thoại gây xao nhãng và giảm khả năng tập trung.
• Nguy cơ bảo mật thông tin: Các thông tin nhạy cảm dễ bị lộ khi trao đổi trong một không gian chung.

Bên cạnh hai mô hình chính, các doanh nghiệp hiện đại còn áp dụng những mô hình linh hoạt hơn như:

• Văn phòng kết hợp (Hybrid Office): Kết hợp các yếu tố của cả văn phòng đóng và mở, vừa có không gian chung để hợp tác, vừa có các phòng riêng hoặc "buồng" nhỏ để tập trung.
• Văn phòng dựa trên hoạt động (Activity-Based Working - ABW): Cung cấp nhiều loại không gian khác nhau (khu vực làm việc nhóm, cá nhân hoặc nghỉ ngơi...) và nhân viên tự chọn nơi làm việc phù hợp với nhiệm vụ họ đang thực hiện.
• Văn phòng ảo (Virtual Office): Mô hình làm việc từ xa, không có không gian vật lý cố định.

3. 4 điểm giống nhau của văn phòng đóng và văn phòng mở

Mặc dù có cách thiết kế đối lập, cả hai mô hình văn phòng này vẫn có một số điểm chung cơ bản, bởi chúng cùng phục vụ một mục đích cốt lõi.

• Mục tiêu chung: Cả hai mô hình đều được tạo ra với mục đích cuối cùng là tạo ra một không gian để nhân viên thực hiện công việc, hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của công ty.
• Yêu cầu về cơ sở vật chất: Bất kể thiết kế nào, mọi văn phòng đều cần được trang bị những tiện nghi cơ bản như bàn ghế làm việc, hệ thống chiếu sáng, điều hòa không khí, kết nối internet và các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết.
• Sự cần thiết của không gian chung: Cả văn phòng đóng và mở đều phải có các khu vực chức năng chung như phòng họp, khu vực lễ tân, nhà kho, pantry (khu vực ăn uống) và nhà vệ sinh để phục vụ nhu cầu của toàn thể nhân viên.
• Cần có quy tắc và quản lý: Để vận hành trơn tru, cả hai mô hình đều đòi hỏi phải có nội quy, quy tắc ứng xử chung và một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả để đảm bảo kỷ luật và tiến độ công việc.

4. So sánh chi tiết điểm khác nhau của văn phòng đóng và văn phòng mở

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai mô hình, bảng so sánh dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các tiêu chí quan trọng:

4.1. Tối ưu diện tích

• Văn phòng đóng: Tốn nhiều diện tích cho tường, vách ngăn và hành lang, trên cùng một mặt bằng, số lượng nhân viên có thể bố trí sẽ ít hơn.
• Văn phòng mở: Tối ưu hóa không gian hiệu quả, loại bỏ các vách ngăn không cần thiết, cho phép bố trí được nhiều nhân viên hơn, giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng.

4.2. Giao tiếp và tương tác

• Văn phòng đóng: Giao tiếp bị giới hạn trong từng phòng ban, việc trao đổi liên phòng ban thường cần lên lịch hẹn hoặc thông qua các công cụ trực tuyến, làm chậm quá trình hợp tác.
• Văn phòng mở: Khuyến khích sự tương tác tự nhiên và liên tục, nhân viên có thể dễ dàng quay sang trao đổi, thảo luận nhanh, từ đó thúc đẩy tốc độ giải quyết vấn đề.

4.3. Tính gắn kết

• Văn phòng đóng: Nhân viên làm việc trong không gian riêng, ít có cơ hội tương tác trực tiếp, có thể làm giảm sự gắn kết đội nhóm.
• Văn phòng mở: Không gian chung tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận ngẫu hứng, tăng cường sự gắn kết và tinh thần làm việc nhóm.

4.4. Sự riêng tư và tập trung

• Văn phòng đóng: Đảm bảo sự riêng tư cao, giúp nhân viên dễ dàng tập trung sâu, suy nghĩ độc lập và xử lý các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý cao.
• Văn phòng mở: Hạn chế về không gian riêng tư, nhân viên dễ bị xao nhãng bởi các hoạt động và tiếng nói chuyện xung quanh, ảnh hưởng đến năng suất làm việc..

4.5. Tiếng ồn

• Văn phòng đóng: Mức độ tiếng ồn rất thấp do được cách âm bởi tường và cửa. Mỗi cá nhân/phòng ban có thể kiểm soát được môi trường âm thanh của mình.
• Văn phòng mở: Mức độ tiếng ồn cao và khó kiểm soát. Âm thanh từ các cuộc thảo luận, tiếng chuông điện thoại, tiếng gõ phím liên tục có thể gây căng thẳng và mất tập trung.

4.6. Chi phí xây dựng và vận hành

• Văn phòng đóng: Chi phí ban đầu cao hơn đáng kể do phải đầu tư vào vật liệu xây dựng (tường, cửa), nội thất riêng cho mỗi phòng và các hệ thống M&E phức tạp.
• Văn phòng mở: Chi phí xây dựng thấp hơn rõ rệt vì giảm thiểu được các hạng mục vách ngăn, chi phí vận hành (điện, điều hòa) cũng được tối ưu hóa.

4.7. Quản lý nhân sự

• Văn phòng đóng: Người quản lý khó có cái nhìn bao quát về hoạt động của tất cả nhân viên. Việc quản lý thường diễn ra một cách gián tiếp qua báo cáo hoặc các cuộc họp định kỳ.
• Văn phòng mở: Giúp người quản lý dễ dàng quan sát, nắm bắt tiến độ công việc và hỗ trợ nhân viên kịp thời. Môi trường minh bạch cũng thúc đẩy ý thức tự giác của nhân viên.

4.8. Tính linh hoạt

• Văn phòng đóng: Kém linh hoạt khi công ty cần mở rộng quy mô hoặc tái cấu trúc phòng ban, việc sửa đổi, đập phá các bức tường rất tốn kém và mất thời gian.
• Văn phòng mở: Dễ dàng tái cấu trúc, có thể thêm hoặc bớt chỗ ngồi, sắp xếp lại các cụm làm việc để phù hợp với những thay đổi của tổ chức mà không tốn nhiều chi phí.

4.9. Văn hóa doanh nghiệp

• Văn phòng đóng: Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp truyền thống, coi trọng thứ bậc, quy trình và sự độc lập trong công việc.
• Văn phòng mở: Thúc đẩy một nền văn hóa phẳng, cởi mở, hợp tác và sáng tạo. Mô hình này khuyến khích sự bình đẳng và giao tiếp không phân biệt cấp bậc.

4.10. Bảo mật thông tin

• Văn phòng đóng: Tính bảo mật cao, rất an toàn để thảo luận về các chiến lược kinh doanh, thông tin khách hàng nhạy cảm hay các vấn đề nhân sự.
• Văn phòng mở: Nguy cơ rò rỉ thông tin cao hơn, các cuộc trò chuyện, màn hình máy tính đều có thể bị nghe hoặc nhìn thấy bởi những người có ý xấu.

4.11. Sức khỏe nhân viên

• Văn phòng đóng: Hạn chế hiệu quả sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm qua đường hô hấp do có sự ngăn cách vật lý giữa các cá nhân và phòng ban.
• Văn phòng mở: Môi trường tiếp xúc gần và không gian chung làm tăng nguy cơ lây lan bệnh tật, đặc biệt là trong các mùa dịch cúm.

5. Nên chọn thiết kế văn phòng đóng hay mở?

Việc lựa chọn mô hình nào phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp, ngân sách và tính chất công việc. Dưới đây là một số gợi ý cụ thể:

5.1. Văn phòng đóng

Văn phòng đóng sẽ là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp:

• Có quy mô lớn, tài chính ổn định, đủ khả năng đầu tư vào cơ sở hạ tầng.
• Hoạt động trong các lĩnh vực đòi hỏi bảo mật cao như luật, tài chính, kiểm toán.
• Công việc yêu cầu sự tập trung và xử lý các công việc cá nhân phức tạp.

5.2. Văn phòng mở

Văn phòng mở lại tỏ ra ưu thế với các doanh nghiệp:

• Công ty startup, quy mô vừa và nhỏ muốn tối ưu chi phí đầu tư và vận hành.
• Hoạt động trong các ngành nghề sáng tạo, năng động như marketing, công nghệ, thiết kế.
• Chú trọng vào văn hóa làm việc nhóm, khuyến khích sự tương tác và trao đổi ý tưởng liên tục.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc văn phòng kết hợp nếu muốn tận dụng ưu điểm của cả hai mô hình. Ví dụ, sử dụng không gian mở cho các khu vực làm việc nhóm và bố trí các phòng riêng cho công việc cần sự tập trung hoặc bảo mật.

Mỗi loại hình văn phòng cần thiết kế và bố trí nội thất phù hợp để nâng cao hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên. Nội thất The One cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, phù hợp ngân sách, đồng thời hỗ trợ tư vấn nhằm tạo không gian làm việc tối ưu với chi phí phải chăng. Hãy liên hệ để nhận giải pháp tốt nhất cho bạn.

Việc so sánh văn phòng đóng văn phòng mở cho thấy mỗi mô hình đều có mục đích sử dụng riêng. Hiểu rõ ưu nhược điểm và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và xây dựng môi trường làm việc hiệu quả.