7 nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc khoa học, hợp phong thủy

Bố trí không gian làm việc thiếu khoa học sẽ cản trở sự giao tiếp, làm giảm năng suất làm việc và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của nhân viên. Bài viết dưới đây cung cấp các nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc khoa học, tối ưu và thẩm mỹ dành cho doanh nghiệp hiện đại.

1. Đảm bảo tiêu chuẩn diện tích văn phòng

Doanh nghiệp cần đảm bảo diện tích văn phòng phù hợp với quy mô và ngành nghề, làm nền tảng cho việc sắp xếp không gian làm việc hợp lý. Với những khu vực tập trung đông nhân sự, nên thiết kế thành các không gian riêng biệt để đảm bảo khoa học, an toàn và thuận tiện cho vận hành, đảm bảo việc chọn lựa các phương pháp bố trí văn phòng là tối ưu nhất.

Diện tích thực tế thường áp dụng hai mức với mức cơ bản khoảng từ 5 - 6 m²/người và mức cao hơn ở các doanh nghiệp quốc tế là 7 - 10 m²/người. Một số cơ quan nhà nước còn quy định mức diện tích tối đa dành cho chuyên viên cao hơn để bảo đảm sự thoải mái.

2. Bố trí khu vực chức năng hợp lý

Để xác định hình thức bố trí văn phòng hợp lý, công ty nên phân chia các khu vực chức năng nhằm tối ưu luồng di chuyển. Cụ thể như sau:

• Khu vực chung: Gồm phòng họp, pantry hoặc bếp nhỏ, khu nghỉ ngơi và khu in ấn, photocopy. Ưu tiên vị trí trung tâm, dễ tiếp cận cho mọi người, đồng thời không làm ảnh hưởng tới khu làm việc riêng.
• Bộ phận tiếp xúc khách hàng (Sales, lễ tân, tư vấn): Bố trí gần cửa ra vào để đón tiếp và giao dịch thuận lợi.
• Bộ phận cần tập trung cao (Kế toán, IT, R&D): Sắp xếp ở khu yên tĩnh, tránh lối đi chính và những khu vực dễ phát sinh tiếng ồn.
• Bộ phận gây tiếng ồn (phòng máy chủ, tổng đài): Nên cách ly hoặc đặt tại góc xa để không ảnh hưởng tới không gian chung.
• Khu vực trưng bày: Đặt gần cửa vào hoặc khu lễ tân để tạo ấn tượng với khách hàng, nhưng không được cản trở lối đi chính.

3. Phân bổ không gian theo luồng công việc

Tùy tính chất doanh nghiệp, có thể chọn các phương pháp bố trí văn phòng như open plan, module nhóm 4 - 6 chỗ,... để tăng hiệu quả phối hợp. Dưới đây là gợi ý các nguyên tắc bố trí văn phòng để tối ưu luồng làm việc:

• Bộ phận liên quan mật thiết: Đặt cạnh nhau để thuận tiện trao đổi và họp nhóm, tối ưu nhịp công việc, ví dụ phòng kinh doanh gần phòng marketing.
• Bộ phận ít liên quan: Có thể bố trí xa nhau, song cần bảo đảm lối đi thông thoáng, tránh cản trở giao thông nội bộ.

4. Nguyên tắc về sức khỏe và tinh thần của nhân viên

Để bố trí văn phòng làm việc hiện đại, hãy kết hợp ánh sáng tự nhiên và nội thất công thái học để giảm mỏi mắt và bảo vệ cột sống nhằm đảm bảo sức khỏe, tinh thần của nhân viên, bên cạnh đó, cần đảm bảo mỗi nhân viên có đủ không gian làm việc thoải mái, đem lại năng suất cao bằng việc đặt ra tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người).

• Ưu tiên ánh sáng tự nhiên: Sắp xếp bàn làm việc gần cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên, tiết kiệm năng lượng và cải thiện tâm trạng. Kết hợp hệ thống đèn có cường độ phù hợp, hạn chế chói lóa gây mỏi mắt.
• Không khí thông thoáng: Duy trì văn phòng thông thoáng bằng hệ thống điều hòa, thông gió hoặc mở cửa sổ khi phù hợp. Bố trí thêm cây xanh để hỗ trợ lọc không khí và tạo cảm giác tươi mát.
• Nội thất công thái học (Ergonomics): Lựa chọn bàn ghế theo kích thước tiêu chuẩn và có khả năng điều chỉnh để phù hợp vóc dáng. Cách này giúp phòng tránh các vấn đề ở cột sống, vai và gáy do ngồi lâu.

5. Nguyên tắc về thẩm mỹ và thương hiệu

Bố trí văn phòng đẹp và chuyên nghiệp giúp truyền cảm hứng làm việc và thể hiện bản sắc văn hóa doanh nghiệp. Ngoài việc áp dụng các mẫu bố trí văn phòng làm việc thì doanh nghiệp cũng có thể tự xây dựng các nguyên tắc bố trí riêng cho mình, dưới đây là các nguyên tắc bố trí nội thất văn phòng đẹp để giữ sự thống nhất và thể hiện hình ảnh doanh nghiệp:

• Thiết kế đồng nhất: Chọn một phong cách chủ đạo như hiện đại, tối giản hoặc công nghiệp, rồi áp dụng xuyên suốt cho toàn bộ không gian từ vật liệu đến chi tiết trang trí.
• Màu sắc hài hòa: Sử dụng khéo léo màu chủ đạo của thương hiệu làm điểm nhấn, phối màu cân bằng để tạo cảm giác dễ chịu, hạn chế các gam màu quá chói gây căng thẳng.
• Phản ánh văn hóa công ty: Bố cục mở hay đóng, có khu vực giải trí hay không cần phù hợp với văn hóa làm việc, thể hiện tinh thần sáng tạo, nghiêm túc hoặc năng động của doanh nghiệp.

6. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật

Khi bố trí phòng làm việc tại cơ quan, cần tính toán cẩn thận hạ tầng kỹ thuật để văn phòng vận hành ổn định và an toàn, hạn chế sự cố không cần thiết:

• Thiết kế hệ thống tiện ích: Hệ thống điện, mạng internet, ánh sáng và điều hòa cần được thiết kế bài bản, khoa học, đủ công suất cho nhu cầu làm việc, đồng thời có phương án dự phòng cho các hạng mục quan trọng để tránh gián đoạn.
• Kiểm soát tiếng ồn: Bổ sung vật liệu cách âm khi cần như thảm, rèm, vách ngăn tiêu âm để giảm tiếng ồn và tăng sự tập trung.
• An toàn lối đi và quản lý dây cáp: Giữ lối đi thông thoáng, không để vật cản; sắp xếp dây điện gọn gàng bằng máng cáp, nẹp ốp hoặc hộp kỹ thuật để hạn chế nguy cơ vấp ngã.

7. Áp dụng các nguyên tắc phong thủy cơ bản

Yếu tố phong thủy giúp cân bằng năng lượng, hỗ trợ sự tập trung và mang lại cảm giác an tâm khi làm việc. Các nguyên tắc dưới đây chỉ mang tính tham khảo, bạn nên linh hoạt điều chỉnh tùy theo mặt bằng và nhu cầu sử dụng thực tế:

• Tránh đặt bàn làm việc nằm thẳng hàng với cửa chính để hạn chế luồng khí trực diện gây bất ổn cho không gian.
• Ưu tiên hướng cát phù hợp phần lớn cung mệnh của nhân sự hoặc chọn các hướng sinh khí phổ biến như Đông Nam, Đông.
• Giữ khu vực trung tâm thông thoáng, không đặt vật cản lớn để dòng năng lượng lưu thông dễ dàng.
• Trang trí vật phẩm phong thủy như quả cầu thủy tinh, thác nước mini hoặc logo công ty tại sảnh, đầu văn phòng để tăng cát khí.
• Sắp xếp bàn ghế, nội thất gọn gàng, cân đối giữa các khu, tránh chênh lệch quá lớn khiến không gian mất ổn định.
• Giữ không gian thông thoáng, duy trì vệ sinh và trật tự, xử lý các góc tù, góc khuất dễ bừa bộn vì đây là nơi dễ tích tụ khí xấu.

Nếu bạn đang tìm kiếm bàn ghế làm việc chất lượng tốt và phù hợp với văn phòng hiện đại, hãy tham khảo các sản phẩm tại Nội thất The One. Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lựa chọn được mẫu bàn phù hợp nhất cho không gian làm việc của mình.

Áp dụng hợp lý các nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc hợp lý giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu và tăng hiệu suất công việc. Qua đó, doanh nghiệp có thể duy trì bản sắc thương hiệu nhất quán, đồng thời nâng cao trải nghiệm làm việc, bảo đảm an toàn và sức khỏe cho nhân viên.